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メールのバックアップ
 私は、毎日仕事上で多数のメールをやりとりしています。受信したメールのデータは、メールクライアントプログラム(以降はメールプログラムと記します)が作成したファイルの中に保存されます。

これまでも他のページで解説したように、ハードディスクに記録されたデータは、必ずしも安全ではありません。時にはハードディスクのクラッシュによりハードディスク全体のデータが失われることもあるのです。また、外部から侵入したウィルスによって、メールのファイルが読めなくなることもあります。

もしこれまで蓄積してきたメールが失われたら、私どもの仕事は即座にストップしてしまいます。その起こりうるダメージを軽減するには、最近までのメールデータを別ファイルとしてバックアップしておく必要があります。

メールデータをバックアップするのは、お使いのパソコンにUSBなどで接続された外部ハードディスクに行うのがよいでしょう。同じパソコン内のハードディスクにバックアップすると、パソコンが故障した際にはバックアップファイルも読み出せなくなります。

Windowsメールの場合
 Windowsメールは、Windows Vistaに添付されているメールプログラムで、圧倒的に多数の利用者によって使用されています。このメールプログラムの場合のバックアップの方法を、以下に解説します。

まず、Windowsメールを起動した状態で、下図に示すように「ファイル」メニュータブから「エクスポート」 --> 「メッセージ」とたどります。 


すると、下の画面が現れてWindowsメールのデータのうち、どれををバックアップするかを訊ねてきます。ここでは、下図のように受信トレイ、送信トレイ、送信済みアイテムの3つのフォルダのデータをバックアップするように選択しました。



すると、次の画面でハードディスク上で上記メールデータをバックアップする場所を訊ねてきます。今回は、ハードディスクC:ドライブに \bak\mail_bak というフォルダを設けて、そこにメールデータをバックアップしました。
しかし、前記のように同じパソコン内のハードディスクにバックアップすると、パソコンが故障した際にはバックアップファイルも読み出せなくなるので、メールデータはお使いのパソコンにUSBなどで接続された外部ハードディスクに行うのがよいでしょう。

メールデータのインポート
 ハードディスクにOSをインストールし直したとか、メールプログラムが壊れたというような場合には、上記のように外部のハードディスクにバックアップしておいたメールデータを取り込んで利用することになります。それをメールデータのインポートといいます。

メールのインポートをするには、Windowsメールを起動した状態で、下図に示すように「ファイル」メニュータブから「インポート」 --> 「メッセージ」とたどります。



次の画面でインポート元の電子メールの形式を訊いてくるので、「Microsoft Windows メール7」を選択します。



次の画面でインポート元のハードディスクとそのフォルダを訊いてくるので、それを指定します(普通はハードディスクを指定すると、Windowsが自動的にインポート元のフォルダを見つけてきます)。



最後に、上記フォルダにエクスポートされているメールデータのうちのどれをインポートするのかを訊いてくるので、「すべてのフォルダ」と指定します。



インポートの結果の確認
 以上でバックアップされたメールデータのインポートが終了します。Windowsメールを起動し、その画面で受信トレイ、送信トレイ、送信済みアイテムのデータが復元されたのを確認してください。

これまでWindows XPで主に使われてきたメールプログラムOutlook Expressではこのようなメールデータのバックアップがやりにくかったのですが、Windowsメールになってエクスポート、インポートともに非常に簡単になりました。
ぜひ、お仕事にとって重要なデータが失われないように、ときどきメールデータのバックアップを行ってください。

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