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メールのバックアップ

 私は、毎日仕事上で多数の電子メールをやりとりしています。送受信したメールのデータは、電子メールクライアントプログラム(以降はメールプログラムと記します)がハードディスク上に作成したファイルの中に保存されます。

これまでも他のページで解説したように、ハードディスクに記録されたデータは、必ずしも安全ではありません。時にはハードディスクのクラッシュによりハードディスク全体のデータが失われることもあるのです。また、外部から侵入したウィルスによって、メールのファイルが読めなくなることもあります。

もしこれまで蓄積してきたメールが失われたら、私どもの仕事は即座にストップしてしまいます。その起こりうるダメージを軽減するには、最近までのメールデータを別ファイルとしてどこかにバックアップしておく必要があります。

メールデータをバックアップするのは、お使いのパソコンにUSBなどで接続された外部ハードディスクに行うのがよいでしょう。同じパソコン内のハードディスクにバックアップすると、パソコンが故障した際にはバックアップファイルも読み出せなくなります。

メールデータのエクスポート
 Windows 7ではOS添付のメールプログラムはありません。Microsoft社では、Windows Live メールという無料メールプログラムの使用を推奨しているので、Windows 7利用者は大多数がこのメールプログラムをインストール・使用しています。

作成開始 ここではWindows Live メールでメールデータをバックアップする方法を解説します。

まず、Windows Live メールを起動した状態で、左図に示すようにメール画面左上のボタンから「電子メールのエクスポート」メニューを 選択すると、 左図に示すように「電子メールメッセージ」と 「アカウント」の二つの項目が表示されます。

最初に「電子メールメッセージ」を選択します。

Windows Live メールを選択 すると、左図のようにMicrosoft社製のメールプログラムのリストが表示されるので、その中からWindows Live メールを選択し、その形式のファイルをエクスポートするように指定します。

終了したら、OKボタンをクリックします。

作成開始 メールプログラムのファイルをエクスポートする先を訊ねる画面が現れるので、たとえばUSB接続されたハードディスクのフォルダなどを指定します。

次に、メールプログラムのどのデータをエクスポートするかを訊ねる画面(左図)が現れるので、たとえば受信トレイ、送信済みアイテムなど、エクスポートが必要なフォルダを指定します。

以上で、その時点までにWindows Live メールに記録されている受信メッセージ、送信メッセージが外部記憶装置に安全にバックアップされます。

アカウントのエクスポート
 上記のようにしてWindows Live メールに記録されている送受信メッセージがバックアップされたら、次にWindows Live メールに登録されている電子メールアカウントの情報のエクスポートを行います。

Windows Live メールに限らず一般に電子メールクライアントプログラムでは、電子メールアドレスの設定、送受信サーバーの登録、サーバーのログインパスワードの設定など多数の設定項目があります。アカウントの登録数が多い場合や複数の送受信サーバーを利用している場合には、これらの設定はかなりの時間がかかる煩雑な作業になります。
そこで、Windows Live メールなどメールプログラムが正常に動作している間に、その設定情報を外部にバックアップしておくのがよいでしょう。

上記Windows Live メールの「電子メールのエクスポート」メニューで 「アカウント」の項目を選択すると、次の画面でWindows Live メールに登録されている電子メールアカウントのうちのどの情報をバックアップするかを訊ねてくるのでそれを指定します。
その後、その電子メールアカウントのファイルをエクスポートする先を訊ねる画面が現れるので、たとえばUSB接続されたハードディスクのフォルダなどを指定します。

メールデータのインポート
 次に、メールプログラムが壊れたというような場合には、上記のように外部のハードディスクにバックアップしておいたメールデータを取り込んで利用することになります。それをメールデータのインポートといいます。

メールデータのインポート メールのインポートをするには、Windows Live メールを起動した状態で、メール画面左上のボタンから「電子メールのインポート」メニューを 選択します。

すると、次の画面で左図に示すようにMicrosoft社製のメールプログラムのリストが表示されるので、その中からWindows Live メールを選択し、その形式のファイルをインポートするように指定します。

すると、メールプログラムのファイルをインポートをする元を訊ねる画面が現れるので、たとえばUSB接続されたハードディスクのフォルダなどを指定します。

以降はメールプログラムのファイルをエクスポートをした場合の逆で、インポートをするメールデータのフォルダを指定して外部記憶装置からパソコンのメールプログラムフォルダに必要なデータをインポート知りことができます。 「フォルダーの選択」と表示されるので、インポートするメッセージ フォルダーを選択して[次へ]をクリックします。

アカウントのインポート
 電子メールアドレスの設定、送受信サーバーの登録、サーバーのログインパスワードの設定などアカウント情報が外部記憶装置にエクスポートされてあれば、それらをインポートしてメールプログラムで利用することができます。

アカウントのインポート まず、Windows Live メールを起動した状態で、左図に示すようにメール画面左上のボタンから「オプション」メニューを 選択すると、 その右側に左図に示すように「電子メールアカウント」の項目が表示されます。

それをクリックするとアカウントの設定画面が表示されますが、その中にある「インポート」ボタンを選択すると、外部記憶装置にエクスポートされてあるアカウント情報をインポートできます。

アドレス帳のバックアップ
 日ごろ電子メールを取り交わしている相手の氏名、電子メールアドレスなどの情報を記録したメールアドレス帳のファイルも、大事にどこかにバックアップしておきたいものです。
Windows Live メールを起動したときの画面にある「アドレス帳」という項目をクリックすると、次の画面上部のメニュータブでアドレス帳のエクスポート、インポートができるようになっています。

まず、画面の指示に従って、Windows Live メールのアドレス帳をたとえばCSV形式で外部記憶装置にエクスポートしておきます。

このようにバックアップしたアドレス帳データをまたWindows Live メールに取り込みたい場合は、上記の「アドレス帳のインポート」の画面から簡単にインポートすることができます。
下図は、外部記憶装置にエクスポートされているaddressというファイル名のアドレス帳データ(CSV形式)をインポートする場合です。



インポートの確認
 以上でバックアップされたメールデータのインポートが終了します。Windows Live メールを起動し、その画面で受信トレイ、送信トレイ、送信済みアイテムのデータが復元されたのを確認してください。
また、電子メールアドレスの設定、送受信サーバーの登録、サーバーのログインパスワードの設定などアカウント情報やアドレス帳についても調べてください。

Windows Live メールでは、メールテキストやメールデータのエクスポート、インポートともに非常に簡単に行えるようになりました。ぜひ、お仕事にとって重要なデータが失われないように、ときどきメールデータのバックアップを行ってください。

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