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電子メールの形式
 電子メールは、スピードが速くコストが安い新時代の連絡方法として現代生活にかかせない存在となり、パソコン、携帯電話などで広く利用されています。

パソコンで送受信する電子メールには、「テキスト形式」と「HTML形式」の2種類の形式があります。
テキスト形式は、インターネットより前のパソコン通信からの歴史がある方式で、要するに文字のアスキーデータをメールでやりとりするものです。従って、テキスト形式メールを受信した画面は、同じ大きさの文字が次々に連なったものとなり、通常はそれら文字の大きさを変えたり色をつけたりすることはできません。

それに対してHTML形式とは、ウェブブラウザで閲覧するウェブページの技術を電子メールに適用したもので、ウェブブラウザの画面と同じように自由にレイアウトでき、色彩を利用したり画像を挿入するのも簡単です。この特性を利用して、最近では広告メールなどによく利用されています。

HTML形式の問題点
 それでは旧式のテキスト形式メールは使うのをやめて、全部HTML形式メールで送受信すればよいという意見もありますが、実はこのHTML形式メールにはいくつかの問題点があるのです。

まずHTML形式メールでは、文字データのほかにレイアウトのデータ、色彩のデータなども同時に組み込むために、メールのデータサイズがテキストメールよりずっと大きくなります。メールの造りによっても違いますが、HTML形式メールのほうがテキストメールの3倍以上のデータサイズとなるとされます。

インターネットは、多数の利用者がパケット通信により高速データ通信網を共同利用する方式ですから、このように電子メールによる通信データ量が増加すると、それだけ他の利用者のデータ通信に負担をかけることになります。
特に必要のない限り、電子メールには用件を伝えるデータだけを組み込み、コンパクトに仕立てるのがよいでしょう。

もう一つの問題点は、HTML形式メールが適切に利用されていない場合が多いということです。前記のように、HTML形式メールは通常のウェブページと同じように自由にレイアウトして画面を構成できます。
しかし、送信側でこの特性を適切に利用しない場合、受信側には思いがけない画面が届けられる恐れがあります。インターネット初心者から非常に読みにくいHTML形式メールを受け取った経験のある方は、かなりいらっしゃると思います。

Windowsメールの場合
 Windowsパソコンでは、電子メールクライアントソフト(以降メールソフトと略記します)Windowsメールが自動的にインストールされています。それをそのまま利用する方が多いので、結果として大多数のパソコンユーザーがこのメールソフトを利用していることになります。

メールソフトWindowsメールでメールを作成する場合は、デフォルト(利用者が設定を変更しない状態)ではHTML形式(リッチテキスト形式ともいいます)で作成するようになっています。このため、Windowsパソコンを使い始めた初心者の方々は、まずHTML形式でメールを作成して送信することになります。

しかし、自分が送受信しているメールをご覧になればわかるとおり、大多数の電子メールは簡単な連絡や用件のやり取りをしているだけで、HTML形式を特に必要とするものではありません。

Windowsメールの設定
 そこで、メールソフトWindowsメールの設定を変更して、通常はテキスト形式でメール作成を行うようにするのがよいでしょう。それには、Windowsメールを起動した画面で、下図のように上部の「書式」メニュータブをクリックし、「テキスト形式」を選択します。

Windowsメールの設定


HTML形式メールの返信
 上記の設定により、自分が作成・送信する電子メールはみなテキスト形式になります。しかし、他の人のHTML形式メールを受信してそれに返信する場合には、注意が必要です。

それは、現在のWindowsメールの仕様では、上記のようにして自分が作成・送信する電子メールはテキスト形式になるように設定していても、他の人のHTML形式メールを開いてそれに返信する場合には、デフォルトではHTML形式メールで返信するようになっているからです。

ここではHTML形式のテストメールを作成し、自分あてに送信後受信したもの(下図)について、返信の仕方を説明します。このHTML形式のテストメールは、下図のように現在ご覧になっているこのウェブページの最初の部分のソースをメール画面に貼り付けたもので、約9KBのサイズです。なお、これをテキスト形式で送信したところ、メールサイズは約4KBでした。

HTML形式メールへの返信

上記HTML形式テストメールを受信後、そのメールのタイトルの上で右クリックして「差出人に返信」を選択すると、上図のような返信テキストを記入する画面が現れます。
この受信メールがHTML形式で作成され送信されてきた場合には、画面左端に黒い垂直線が現れるので、すぐわかります。

その場合には、返信メール作成画面上部の「書式」メニュータブをクリックすると現れるメニューの「エンコード」の部分で「リッチ テキスト(HTML)」というのに黒い点がついて選択されているはずです。
その部分で、下図のようにその下の「テキスト形式」をクリックして選択すると、このメールの返信がテキスト形式で作成できます。

HTML形式メールへの返信

上記のように、「テキスト形式」をクリックして選択すると、このメールの返信を作成する画面で画面左端の黒い垂直線が消えて文字だけの画面に変わります。

他のメールソフトでは
 以上、利用者がもっとも多いと思われるメールソフトWindowsメールについて解説しましたが、他のメールソフトでも最近のものならたいてい送信時にテキスト形式を指定できます。ふだん利用しているメールソフトの設定を調べてください。

最初に述べたように、電子メールは本来実用性の高いコンパクトな連絡ツールです。日ごろは、なるべくテキスト形式を利用することで、インターネット通信網に与える負荷を減らすように心がけましょう。

もちろんHTML形式メールはテキスト形式にはない優れた性能をもっているので、ここぞというときは大いにHTML形式メールを利用してください。

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