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PDFとは

 コンピュータシステムの多様化が進む中で、コンピュータの種類や環境によらず文書情報を正確に交換できるシステムが要望されてきました。
現在インターネット上で広く利用されているHTMLもそのようなシステムの一つで、ブラウザという閲覧ソフトを利用してコンピュータのプラットフォームにかかわらず画像を含む文書情報を交換できます。

しかし、HTMLとブラウザによる表示画面は、必ずしも文書情報の発信者の意図を正確に相手に伝えるものではありません。特に紙に印刷した場合には、レイアウトやフォントなどが正確に再現できない場合が多いものです。

Adobe Systems 社によって開発された PDF(Portable Document Format) は、レイアウトソフトなどで作成した文書の情報をコンパクトなファイルに保存し、ネットワークなどを経由して電子的に配布できます。
配布先のコンピュータでは、機種や環境によらず、もとの文書情報を文字情報、フォントや文字の大きさ、字飾り、文書中の画像、レイアウトに至るまでかなり正確に再現できます。

現在では、PDFは、文書情報を電子的に配布するためのフォーマットの代表として事実上の世界標準になっています。

PDFの利用例

PDFの利用例  ある大手旅行会社の自由旅行プランに参加する契約をしたところ、その会社からメール添付で請求書の文書ファイルを送ってきました。左図のようなPDFファイルでした。

少し前まではこのような請求書は印刷して郵送されてきたものでしたが、最近ではインターネット経由で請求書のPDFファイルを送付するようになっているのです。PDFが社会の方々で幅広く利用されているのを示す事例といえましょう。

また、キャノンのデジタル一眼レフカメラを購入したところ、小さなマニュアルが付いてきましたが、それと同じ内容のPDFファイルがカメラに付属のCD−ROMの中に納められていました。万一マニュアルをなくしてしまっても、このPDFファイルを開いて印刷すれば、まったく同じものが復元できることになります。

PDF文書の作成

PDF文書の作成  文書情報からPDF文書を作成するには、Adobe Systems 社の Acrobat というソフトウェアを利用します。このソフトにより、印刷可能なあらゆるドキュメントからPDF文書を作成することができるとされます。

このソフトにはいくつかレベルがありますが、Word などの Microsoft Office 製品で作成したファイルをPDF文書化するタイプのもの(左図)が広く利用されています。

なお、 Microsoft Office 製品ではたとえばMacパソコンで動作するソフトウェアも販売されています。それらを利用すれば、Windowsパソコンで作成したOffice の文書をMacパソコンで表示・印刷することは可能ですが、実際にはフォントの問題などがあり、元のレイアウトを正確に再現するのは困難です。
このような場合にも、文書を作成後 Acrobat でPDF文書化して送付すれば、相手側ではそのファイルを開くことで文書の作成者が意図したとおりのレイアウトを再現できるのです。

また、PDF文書化の際に、その文書を閲覧するときに便利に使えるしおり、リンク、コメントなどの補助機能を埋め込むこともできます。

PDF文書は比較的ファイルサイズが小さくなります。また、現在では大多数のブラウザがPDF文書を表示できるので、PDF文書はウェブサイトに文書を掲載するのに適しています。

PDF文書の閲読

 作成されたPDF文書を閲読するには、 Acrobat Reader というソフトウェアが必要です。
しかし、現在ではパソコンにはたいていこの Acrobat Reader がインストールされており、ユーザーがPDF文書にアクセスすると、このソフトが自動的に起動して文書を表示します。
従って、ユーザーが自分でこの Reader をインストールする必要はありません。

古いパソコンでは、 Acrobat Reader がインストールされていないこともあります。そのようなパソコンでPDF文書を開こうとすると、「 閲読するにはAcrobat Reader が必要です」というアラートが表示されます。
その場合には、 Adobe Systems 社のウェブサイト にアクセスして最新バージョンの Adobe Reader をダウンロードしてください(無料)。

PDF文書の広まり

 少し前までは、PDF文書は主として印刷・出版業界や各種マニュアル類の制作・配布など、特定のユーザーに使われてきました。しかし、最近ではたとえば官公庁や地方自治体などの公文書の作成・配布などにも幅広く利用されています。

またAcrobat の最近のバージョンでは、ウェブページとの連携機能や JavaScript の埋め込みなどネットワーク機能が大幅に拡充され、ますます新しい応用分野が広がってきました。今後は、印刷・出版とは特に関係ない分野での展開が注目されます。

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